Wigilia firmowa: scenariusz wieczoru krok po kroku

Wigilia firmowa to wieczór, na który czeka cały zespół, a jednocześnie wydarzenie, w którym łatwo o chaos: przemówienia się przeciągają, kolacja stygnie, wyróżnienia giną w gwarze. Dobry scenariusz rozwiązuje większość tych problemów, zanim się pojawią. Poniżej przykładowy przebieg wieczoru, który możesz dopasować do swojej firmy.

Zanim zaczniesz: trzy decyzje

1. Charakter wieczoru. Uroczysty (podziękowanie za trudny rok, obecność partnerów biznesowych), luźny (integracja zespołu) czy mieszany? Od tego zależy ton prowadzenia i proporcje między częścią oficjalną a zabawą.
2. Co ma się wydarzyć na scenie. Słowo zarządu, podsumowanie roku, wyróżnienia dla pracowników, jubileusze stażu, licytacja charytatywna, występ artystyczny. Każdy punkt to kilka minut programu i coś, co trzeba przygotować (nazwiska, nagrody, podkłady muzyczne).
3. Kto jest na sali. Liczba osób, czy są goście z zewnątrz, czy część zespołu nie mówi po polsku. Przy zespołach międzynarodowych warto zaplanować prowadzenie dwujęzyczne.

Przykładowy scenariusz (wieczór 18:00–24:00)

To tylko szkielet. W mniejszej firmie część oficjalna może trwać 15 minut, a w dużej, z kilkoma nagrodami i gośćmi z zewnątrz, nawet godzinę. Ważne, żeby między kolejnymi wystąpieniami nie było pustych przerw.

Część oficjalna: krótko i z klasą

Najczęstszy błąd to zbyt długa część oficjalna. Goście przyszli na wieczór z zespołem, a nie na konferencję. Dlatego:

• Słowo zarządu najlepiej wypada jako krótka rozmowa z prowadzącym: trzy pytania o miniony rok i plany, zamiast 20 minut czytania z kartki.
• Wyróżnienia mają sens wtedy, gdy każda osoba ma swoją chwilę: nazwisko, jedno zdanie, za co jest nagroda, zdjęcie. Prowadzący sprawdza wcześniej pisownię nazwisk i funkcje.
• Podsumowanie roku może być krótkim filmem albo pokazem zdjęć z najważniejszych momentów. Działa lepiej niż wykresy.

Zabawa: angażuj stoliki, nie pojedyncze osoby

Na wigilii firmowej nie wszyscy chcą wychodzić na scenę. Najlepiej sprawdzają się konkursy, w których biorą udział całe stoliki lub działy: quiz o firmie i o świętach, zgadywanie, kto z zespołu jest na zdjęciu z dzieciństwa, świąteczna loteria z numerkami. Dobrym pomysłem jest też licytacja charytatywna: kilka przedmiotów lub przeżyć (na przykład dzień wolny, obiad z prezesem, gadżety firmowe z autografami), a dochód na fundację, którą firma wspiera. Taka licytacja łączy zabawę z sensem i często jest najbardziej zapamiętanym punktem wieczoru.

Rola prowadzącego

Konferansjer na wigilii firmowej:

• pisze scenariusz prowadzenia na podstawie rozmowy z organizatorem,
• przyjeżdża wcześniej na próbę mikrofonów i podkładów,
• zapowiada zarząd, wyróżnienia i artystów,
• pilnuje czasu i reaguje, gdy kolacja się opóźnia albo ktoś z zarządu utknął w korku,
• prowadzi konkursy i przekazuje parkiet DJ-owi.

Szczegóły, o co zapytać prowadzącego, opisałem w artykule Jak wybrać konferansjera na event firmowy, a co mu przekazać przed wydarzeniem, w artykule Brief dla konferansjera.

Najczęstsze błędy

• Rezerwacja w listopadzie. Najlepsze grudniowe terminy sal, zespołów i prowadzących znikają we wrześniu i październiku.
• Przemówienia bez limitu czasu. Warto uzgodnić z mówcami, ile mają minut.
• Brak planu B. Co, jeśli kolacja się spóźni, a artysta utknie w korku? Prowadzący powinien mieć w zanadrzu konkurs albo rozmowę z salą.
• Nagłośnienie „jakoś to będzie”. W restauracji często nie ma mikrofonu bezprzewodowego. Sprawdź to wcześniej albo poproś prowadzącego o własny zestaw.

Szukasz prowadzącego na wigilię firmową?

Prowadzę wigilie firmowe, gale podsumowania roku i świąteczne imprezy dla pracowników w Warszawie i w całej Polsce, po polsku i po francusku. Szczegóły, program i ceny znajdziesz na stronie konferansjer na wigilię firmową. Napisz, kiedy planujecie wieczór, a odpowiem z wolnym terminem.