Brief dla konferansjera: co przygotować przed eventem

Konferansjer może świetnie improwizować, ale najlepsze prowadzenie wynika z dobrego przygotowania. Poniżej lista informacji, które warto przekazać prowadzącemu przed wydarzeniem. Nie wszystkie są potrzebne przy każdym evencie, ale każdy brakujący punkt to potencjalna niespodzianka na scenie.

1. Cel i charakter wydarzenia

• Po co jest to wydarzenie? (podziękowanie dla pracowników, premiera produktu, konferencja branżowa, piknik dla rodzin)
• Kto będzie na sali? Ile osób, w jakim wieku, pracownicy, klienci, partnerzy, rodziny z dziećmi?
• Jaki ton: oficjalny, półoficjalny, luźny?
• Czego unikać? Tematy, żarty, nazwy konkurencji, wrażliwe sprawy w firmie.

2. Agenda z godzinami

• godziny rozpoczęcia i zakończenia każdego punktu,
• punkty sztywne (np. transmisja, występ gwiazdy, kolacja) i te, które można przesunąć,
• kto wchodzi na scenę i w jakiej kolejności,
• co dzieje się w przerwach.

3. Lista osób

• imiona, nazwiska, funkcje i nazwy firm wszystkich osób, które konferansjer zapowiada,
• wymowa trudnych nazwisk i nazw (najlepiej nagranie głosowe),
• kto jest najważniejszym gościem i czy wymaga specjalnego powitania,
• partnerzy i sponsorzy, których trzeba wymienić, w ustalonej kolejności.

4. Konkursy, nagrody, licytacje

• zasady konkursów, liczba nagród i ich nazwy,
• kto wręcza nagrody,
• przy licytacji: lista przedmiotów, ceny wywoławcze, sposób płatności, osoba od rozliczeń.

5. Technika i scena

• liczba i rodzaj mikrofonów (bezprzewodowy do ręki, nagłowny),
• czy są podkłady do wejść i kto je puszcza,
• ekran i prezentacje: kto zmienia slajdy,
• kontakt do realizatora dźwięku i osoby odpowiedzialnej za scenę,
• godzina próby technicznej.

6. Logistyka

• adres, wjazd, parking, wejście dla obsługi,
• godzina przyjazdu prowadzącego,
• dress code (czasem strój jest częścią scenariusza, np. kostium na pikniku tematycznym; więcej w artykule Strój konferansjera),
• osoba kontaktowa na miejscu i jej telefon.

7. Plan B

• co robimy, jeśli spóźni się kluczowy gość,
• wersja programu przy deszczu (wydarzenia plenerowe),
• które punkty można skrócić, a których nie wolno ruszać.

Co dostaniesz w zamian

Na podstawie briefu przygotowuję scenariusz prowadzenia: zapowiedzi, przejścia między punktami, pytania do gości i teksty do konkursów. Wysyłam go organizatorowi do akceptacji przed wydarzeniem, żeby nic na scenie nie było zaskoczeniem.

Jeśli zastanawiasz się, jak wybrać prowadzącego, przeczytaj jak wybrać konferansjera na event firmowy. A jeśli masz już datę, napisz do mnie.