Jak wybrać konferansjera na event firmowy: 8 pytań

Konferansjer nadaje wydarzeniu rytm. Dobry sprawi, że goście nie zauważą opóźnień, a zarząd zostanie przedstawiony tak, jak trzeba. Słaby potrafi zepsuć nawet dobrze przygotowany event. Dlatego wybór prowadzącego powinien wynikać z tego, co chcesz osiągnąć, a nie tylko z cennika.

Zacznij od publiczności i celu

Inne wymagania ma gala dla zarządu, inne piknik integracyjny dla pracowników w różnym wieku, a jeszcze inne strefa marki na targach gamingowych. Zanim zaczniesz szukać, odpowiedz sobie na trzy pytania:

• Kto będzie na sali? Pracownicy, klienci, partnerzy, rodziny z dziećmi, młodzież?
• Po co jest to wydarzenie? Podziękowanie, integracja, sprzedaż, prezentacja produktu, wymiana wiedzy?
• Jaki ma mieć ton? Oficjalny, półoficjalny, luźny?

Odpowiedzi od razu zawężą wybór. Prowadzący, który świetnie sprawdza się na scenie festiwalu, nie zawsze odnajdzie się na konferencji branżowej, i odwrotnie.

8 pytań, które warto zadać prowadzącemu

1. Jakie podobne wydarzenia prowadziłeś? Poproś o 2–3 przykłady z nazwą klienta, miejscem i rokiem.
2. Czy masz nagrania? Zdjęcia pokażą strój i scenę, ale dopiero nagranie pokaże, jak prowadzący mówi i reaguje na salę.
3. Jak przygotowujesz scenariusz? Dobry konferansjer pisze scenariusz prowadzenia na podstawie briefu: zapowiedzi, przejścia, pytania do gości, konkursy i plan awaryjny.
4. Co robisz, gdy program się opóźnia? Odpowiedź pokaże, czy prowadzący ma w zanadrzu „wypełniacze”: quiz, rozmowę z salą, ciekawostkę.
5. Czy przyjedziesz na próbę techniczną?
6. Czy poprowadzisz też rozmowę lub panel? Jeśli w programie jest panel dyskusyjny, potrzebujesz kogoś, kto potrafi moderować, a nie tylko zapowiadać.
7. Co jest w cenie? Liczba godzin, scenariusz, dojazd, ewentualne nagłośnienie.
8. Czy wystawiasz fakturę VAT?

Sprawdź doświadczenie w podobnych wydarzeniach

Lista marek na stronie prowadzącego to dopiero początek. Ważniejsze jest, czy prowadził wydarzenia w tym samym formacie. Przykłady z moich realizacji:

• strefa marki na targach i turnieje: x-kom na Poznań Game Arena, trasa Intel Gamer Arena,
• spotkanie z gwiazdą dla tysięcy dzieci: Kinia Tymoszuk w G City Promenada,
• piknik firmowy dla ponad 1000 osób: aluplast w Poznaniu,
• otwarcia sklepów z własnym nagłośnieniem: Pepco, Hebe,
• konferencja dla kilkuset uczniów: Digital Youth Forum.

Sygnały ostrzegawcze

• Brak konkretnych realizacji, tylko ogólniki w stylu „prowadziłem setki eventów”.
• Brak pytań o Twoje wydarzenie. Dobry prowadzący zapyta o cel, publiczność i agendę, zanim poda cenę.
• „Scenariusz nie jest potrzebny, zaimprowizuję”. Improwizacja jest ważna, ale na scenie, a nie zamiast przygotowania.
• Niejasna cena, bez informacji o liczbie godzin i dojeździe.
• Ten sam styl na każde wydarzenie. Na gali potrzebna jest elegancja, na pikniku kontakt z dziećmi, na evencie gamingowym znajomość tematu.

Ustal zakres i logistykę

Omówcie czas trwania (od kiedy liczony jest czas: od próby czy od startu programu), próbę techniczną, współpracę z ekipą (nagłośnienie, realizacja, fotograf) i dojazd. Co warto przekazać prowadzącemu przed wydarzeniem, opisałem w artykule Brief dla konferansjera, a o cenach w artykule Ile kosztuje konferansjer.

Oceń kontakt z publicznością

Na nagraniach zwróć uwagę na trzy rzeczy: czy prowadzący mówi do ludzi, a nie do kartki, czy potrafi rozruszać salę bez przesady i czy dobrze czuje się z publicznością w różnym wieku. Doświadczenie z radia i telewizji na żywo pomaga, bo uczy mówienia na czas i spokoju przy zmianach, ale na evencie równie ważna jest energia i kontakt z ludźmi.

Szukasz prowadzącego?

Prowadzę imprezy firmowe, gale, konferencje i panele w Warszawie i w całej Polsce, po polsku i po francusku. Napisz, jaki event planujesz, a odpowiem z konkretną propozycją.